Kako preprečiti spore glede zalog med skladišči 3PL in njihovimi strankami

Logistična skladišča tretjih oseb (3PL) pogosto upravljajo zaloge za več strank pod eno streho. Vsaka stranka ima lahko različne izdelke, urnike prejemanja, zahteve za naročila, pravila lastništva inventarja in pričakovanja glede poročanja. Ko se evidence inventarja ne ujemajo s fizično zalogo, lahko pride do nesoglasij zaradi manjkajočih palet, nepravilnih količin, poškodovanega blaga, zakasnjenih posodobitev ali nezabeleženih premikov zalog.

Spori glede zalog lahko vodjem skladišč, skupinam za pomoč strankam in vodjem računov vzamejo dragoceni čas. Prav tako lahko odložijo izpolnitev naročila, zapletejo obračunavanje in oslabijo odnose s strankami. Preprečevanje teh sporov zahteva več kot samo občasno štetje zalog. Skladišče 3PL potrebuje dosledne evidence transakcij, jasne odgovornosti, zanesljivo upravljanje lokacije in dokumentiran postopek za raziskovanje razlik.

Ta priročnik pojasnjuje, kako lahko operaterji 3PL zmanjšajo spore glede zalog s strankami, izboljšajo sledljivost zalog in vzpostavijo zanesljivejše postopke nadzora zalog.

1. Razumeti pogoste vzroke za spore glede inventarja 3PL

Spori glede zalog se običajno razvijejo, ko se fizični pretok blaga in pripadajoče evidence ne skladajo. Skladišče lahko vsebuje pravilne izdelke, vendar beleži napačno količino ali lokacijo. Druga možnost je, da sistem zalog prikaže blago, ki ga med fizičnim pregledom ni mogoče najti.

Pogosti vzroki vključujejo:

• Prejemanje neskladij:Dostavljena količina se razlikuje od naročilnice, predhodnega obvestila o odpremi ali dostavnih dokumentov.
• Nezabeležena gibanja delnic:Palete se premikajo med lokacijami, ne da bi bila zahtevana transakcija dokončana.
• Napake pri izbiri:Izbrane so nepravilne količine ali pa je zaloga dodeljena napačnemu naročilu stranke.
• Škoda in pomanjkanje:Blago je poškodovano, manjka ali je neuporabno, vendar se stanje zalog ne posodablja.
• Zmeda glede lastništva stranke:Izdelki, ki pripadajo različnim strankam, v skladiščnih evidencah niso jasno identificirani.
• Zakasnjene posodobitve sistema:Fizične operacije so zaključene, preden se posodobi evidenca inventarja.
• Nejasne delovne odgovornosti:Skladišče in kupec se ne strinjata glede tega, kdo naj preveri, poroča ali odobri prilagoditev inventarja.

Prepoznavanje osnovnega vzroka je pomembno. Ponavljajoče se spreminjanje količin inventarja, ne da bi raziskali postopek, ki je povzročil neskladje, lahko začasno razreši en zapis, hkrati pa omogoči, da se ista težava ponovi.

2. Vzpostavite jasen postopek preverjanja prejema

Prevzem je ena najpomembnejših kontrolnih točk v 3PL skladišču. Če so količina, identiteta izdelka ali stanje prejetega blaga zabeleženi nepravilno, lahko napaka vpliva na vsako naslednjo transakcijo zalog.

Ko blago prispe, mora osebje skladišča slediti doslednemu postopku preverjanja, ki se ujema s pogodbo o storitvi in ​​informacijami, ki so na voljo za pošiljko.

Praktični postopek sprejema mora vključevati:

1. Preverite referenco pošiljke in stranko ali račun, ki mu pripada blago.
2. Prejete izdelke primerjajte z ustreznimi dobavnimi dokumenti in podatki o pričakovani pošiljki.
3. Preverite SKU, število palet, količino in druge zahtevane identifikatorje.
4. Preglejte vidne poškodbe embalaže ali druge izjeme v skladu s postopkom prevzema.
5. Zabeležite primanjkljaje, presežne količine, neidentificirano blago ali poškodovane predmete, preden dokončate prejemno transakcijo.
6. Po potrebi zajemite podporne dokaze, kot so fotografije, podpisani dokumenti o dostavi ali poročila o izjemah.
7. Potrdite, da je bil zapis o prejemu vnesen v sistem vodenja skladišča.

Na primer, če dokument o dostavi navaja 24 palet, prejetih pa je samo 23, je treba neskladje dokumentirati na stopnji prejema. Evidentiranje 24 palet brez preverjanja lahko pozneje povzroči spor, ko stranka zahteva manjkajoči inventar.

Skladišče mora tudi razlikovati med količino, potrjeno na doku, in količino, ki jo prijavi prevoznik ali dobavitelj. Te številke so lahko drugačne in zapisi morajo ohraniti to razlikovanje, kjer je to potrebno.

3. Jasno ločite inventar strank

V objektu 3PL za več strank mora lastništvo inventarja ostati jasno, tudi če so izdelki shranjeni v isti zgradbi ali v istem splošnem skladiščnem območju.

Ločevanje strank je mogoče upravljati z zapisi skladiščnega sistema, oznakami izdelkov, identifikatorji palet, lokacijskimi kodami ali kombinacijo teh kontrol. Ustrezna metoda je odvisna od sistemov skladišča, pogodb s strankami, lastnosti izdelka in delovnih postopkov.

Pomembne kontrole vključujejo:

• Vsak inventarni zapis dodelite pravilnemu računu stranke.
• Uporabljajte dosledna pravila za identifikacijo SKU in izdelkov.
• Ohranite jasno razmerje med identifikatorji palet in evidenco inventarja.
• Določite, ali so dovoljene skupne regalne vrste ali skladiščne cone.
• Preverite lastništvo stranke pred prevzemom, prenosom, konsolidacijo ali sprostitvijo blaga.
• Zaloge, ki so omejene, v karanteni ali sporne, naj bodo ločene od razpoložljivih zalog.

Različne stranke imajo lahko podobne izdelke ali uporabljajo različne kode za primerljivo blago. Skladiščno osebje ne bi smelo domnevati, da so vizualno podobni izdelki zamenljivi. Pred zaključkom transakcije je treba preveriti račun stranke, SKU, podrobnosti serije ali lota, kjer je to primerno, in stanje inventarja.

Za dodatne informacije o organizaciji fizičnega shranjevanja si oglejte vodnik JINHUI Rack zaorganiziranje paletnega regala v skladišču 3PL z več strankami.

4. Zabeležite vsako gibanje zalog

Do sporov glede inventarja pogosto pride, ko se blago fizično premakne, vendar ustrezna sistemska transakcija manjka, ima zamudo ali je dodeljena napačni lokaciji.

Paleta se lahko premakne iz sprejemne v začasno postajo, nato na lokacijo regala, kasneje na območje komisioniranja in končno na odhodno postajo. Vsak premik mora slediti transakcijskemu postopku skladišča, tako da je zgodovina zalog sledljiva.

Za vsako zadevno gibanje mora skladišče evidentirati:

• Identifikator izdelka ali palete.
• Račun stranke in SKU.
• Prvotna in ciljna lokacija.
• Količina se je premaknila.
• Datum in čas transakcije, kot ga podpira sistem.
• Operater ali odgovorni proces, če je zabeležen.
• Razlog za gibanje, kadar je to potrebno.

Začasna skladiščna območja zahtevajo posebno pozornost. Če se paleta v času zasedenosti premakne v območje prelivanja, je treba novo lokacijo zabeležiti in ne obravnavati kot neformalno skladišče.

Dosledni lokacijski zapisi tudi pomagajo skladiščnim ekipam raziskati, ali je manjkajoči inventar dejansko zapustil objekt ali pa je bil preprosto premaknjen na drugo skladiščno mesto.

5. Uporabite Rack Location Management za izboljšanje sledljivosti

Zapis skladiščnega inventarja mora povezati izdelek z njegovo fizično lokacijo. Če veste, da ima stranka skupno 50 palet, je manj koristno, če skladišče ne more ugotoviti, kje so te palete shranjene.

Dosledna struktura regala lahko vključuje cono, vrstico, zaliv in nivo shranjevanja. Natančna oblika mora biti združljiva s postavitvijo skladišča in sistemom upravljanja zalog.

Na primer, lokacijska koda, kot je A-03-02-04, lahko identificira določeno cono, vrstico, zaliv in nivo, če je skladišče tako določilo svojo lokacijsko strukturo. Sama koda je uporabna le, če je dosledno uporabljena in preslikana na dejansko fizično lokacijo.

Uporabne prakse vključujejo:

• Jasno in dosledno označite lokacije regalov.
• Ohranite natančno preslikavo med fizičnimi položaji in sistemskimi zapisi.
• Lokacija zapisa se takoj spremeni.
• Preverite cilj, preden odložite paleto.
• Preverite fizično lokacijo, ko preiskujete manjkajoče ali založene zaloge.
• Zagotovite, da so začasne lokacije vključene v postopek nadzora inventarja.

Integracija sistema za upravljanje skladišč lahko dodatno podpira ta proces s povezovanjem transakcij inventarja z določenimi skladiščnimi lokacijami. Več o tem v članku JINHUI Rackintegracija paletnih regalov s sistemom za upravljanje skladišča.

6. Določite stanje inventarja in pravila za ravnanje z izjemami

Vsake palete, ki je fizično prisotna v skladišču, ne bi smeli obravnavati kot razpoložljivo zalogo. Blago je lahko poškodovano, čaka na pregled, je predmet zadrževanja stranke, dodeljeno naročilu ali čaka na potrditev lastništva.

Če se ti statusi ne upravljajo dosledno, lahko stranka in skladišče poročata o različnih količinah, tudi če se oba nanašata na isto fizično zalogo.

Skladišče mora opredeliti statuse inventarja, ki se uporabljajo v njegovem sistemu, in pojasniti, kdaj velja posamezni status.

To so ilustrativne kategorije. Operater 3PL mora uporabljati statuse, ki ustrezajo njegovi konfiguraciji WMS, pogodbam s strankami in operativnim zahtevam.

Ko se poroča o neskladju, je treba s prizadetim inventarjem ravnati v skladu z opredeljenim postopkom. To lahko vključuje preverjanje sosednjih lokacij, pregled nedavnih transakcij, potrditev navodil strank in omejevanje nadaljnjih gibanj, kjer je potrebno.

7. Ustvarite standardni postopek preiskave neskladja inventarja

Ko stranka prijavi manjkajoče ali presežne zaloge, bi moralo skladišče slediti ponovljivemu postopku preiskave, namesto da takoj spremeni količino sistema.

Strukturiran proces lahko vključuje naslednje korake.

1. Registrirajte neskladje:Zabeležite stranko, SKU, zadevno količino, prijavljeno lokacijo in datum odkritja.
2. Preverite fizično zalogo:Preverite dodeljeni položaj stojala, bližnje lokacije, začasna skladišča in druge odobrene lokacije, pomembne za preiskavo.
3. Pregled zgodovine transakcij:Preglejte zapise o prejemu, odložitvi, dopolnitvi, komisioniranju, prenosu, vračilu in popravkih.
4. Preverite dokazila:Preglejte evidenco dostave, dokumentacijo o naročilu, fotografije, poročila o izjemah in druge razpoložljive dokaze.
5. Ugotovite verjeten vzrok:Ugotovite, ali je razlika nastala zaradi napake pri prejemu, napake pri lokaciji, opustitve transakcije, poškodbe, težave pri nabiranju ali drugega vzroka.
6. Dogovorite se o naslednjem dejanju:Upoštevajte dogovorjeno komunikacijo s strankami in postopek odobritve popravkov, zahtevkov ali razporeditve inventarja.
7. Dokumentirajte rezultat:Zabeležite ugotovitve preiskave, pooblaščene prilagoditve in korektivne ukrepe.

Na primer, če WMS prikazuje pet palet, vendar so na dodeljenem regalnem položaju najdene le štiri, mora skladišče preveriti nedavne zapise o gibanju in druge ustrezne lokacije, preden ugotovi, da ena paleta manjka.

Preiskava mora razlikovati med potrjenimi dejstvi in ​​možnimi razlagami. Če z razpoložljivimi dokazi ni mogoče ugotoviti vzroka, bi moralo poročilo navesti, da odstopanje ostaja nerazrešeno, namesto da predstavi domnevo kot potrjeno ugotovitev.

8. Dogovorite se o odgovornostih in rokih poročanja

Nadzor inventarja je skupen operativni proces med ponudnikom 3PL in njegovimi strankami. Spore lahko postane težje rešiti, če imata stranki različna pričakovanja o tem, kaj je treba preveriti, katere dokaze je treba predložiti ali ko je treba prijaviti neskladje.

Pogodbe s strankami in operativni postopki bi morali pojasnjevati odgovornosti za zadeve, kot so:

• Zagotavljanje natančnih vnaprejšnjih informacij o pošiljki in izdelkih.
• Potrjevanje SKU, količine in zahtev glede ravnanja.
• Dokumentiranje pomanjkanja, odvečnega blaga in vidnih poškodb ob prevzemu.
• Dovolite prilagoditve inventarja, kjer je to potrebno.
• Poročanje o neskladjih pri nabiranju, pošiljanju in inventarju.
• Zagotavljanje dokazov za sporne transakcije.
• Opredelitev stikov za eskalacijo za nerešene primere.

Časovnice poročanja je treba dogovoriti vnaprej in odražati opravljene storitve. Stranki lahko na primer določita, kdaj je treba poročati o prejemni izjemi in kako hitro je treba zagotoviti posodobitev preiskave.

Prav tako je koristno vzpostaviti redni sestanek za preverjanje ponavljajočih se neskladij. Skupno pregledovanje vzorcev lahko obema stranema pomaga pri odpravljanju težav v začetni fazi, kot so netočne informacije o pošiljki ali nejasna pravila za identifikacijo izdelkov.

9. Uporabite štetje ciklov za zgodnje odkrivanje težav

Redno štetje ciklov lahko ugotovi količinske in lokacijske razlike, preden se razvijejo v večje operativne spore. Namesto čakanja na pritožbo stranke ali popolno fizično štetje zalog, skladiščne ekipe preverijo izbrane SKU-je, položaje regalov ali skupine zalog v skladu z načrtovanim urnikom.

Pogostost štetja mora odražati tveganja zalog v skladišču, obseg transakcij, vrednost izdelka, prejšnja neskladja in operativne zahteve.

Med štetjem mora osebje preveriti identiteto izdelka, fizično količino, lokacijo stojala in ustrezno stanje zalog. Če se odkrije razlika, jo mora skladišče raziskati, preden opravi prilagoditev.

Štetje ciklov je najbolj uporabno, če je povezano s postopkom korektivnih ukrepov. Če se ista vrsta odstopanja večkrat pojavi med sprejemom ali dopolnitvijo, mora skladišče pregledati ta potek dela, namesto da se zanaša zgolj na pogostejša štetja.

Za več podrobnosti glejtekako upravljati cikel štetja zalog na paletnem regalu v skladišču.

10. Ohranjajte zanesljive dokaze za zahtevke glede zalog

Jasni dokazi pomagajo operaterju 3PL in stranki razumeti, kaj se je zgodilo, in se odločiti za ustrezen naslednji korak. Zahteve glede dokazov morajo biti sorazmerne s transakcijo in opredeljene v pogodbi o storitvi ali operativnem postopku.

Odvisno od situacije lahko uporabni zapisi vključujejo:

• Dokumenti o dostavi in ​​poročila o prevzemu.
• Identifikatorji izdelka, palete ali pošiljke.
• Transakcije zalog s časovnim žigom.
• Evidenca sprememb lokacije stojala.
• Fotografije poškodovanega blaga ali pogoji pošiljanja.
• Evidence o nabiranju, pakiranju in odpremi.
• Odobrene prilagoditve zalog.
• Opombe o preiskavi in ​​komunikacija s strankami.

Zapise je treba hraniti v skladu s politiko hrambe dokumentov organizacije, pogodbami s strankami in veljavnimi zahtevami. Prav tako je treba nadzorovati dostop do podatkov o inventarju strank, tako da so občutljive informacije na voljo samo pooblaščenemu osebju.

Cilj ni nenamensko zbiranje papirologije. Treba je ohraniti dovolj zanesljivih informacij za sledenje gibanju zalog, preverjanje izjem in razlago, kako je bila sprejeta odločitev.

11. Izmerite točnost inventarja in trende sporov

Skladišče 3PL lahko uporablja operativne indikatorje za prepoznavanje ponavljajočih se težav z zalogami in ovrednotenje, ali so korektivni ukrepi učinkoviti.

Meritve je treba razlagati v kontekstu. Veliko število prilagoditev lahko na primer kaže na šibkost procesa, lahko pa tudi odraža boljše odkrivanje prej nezabeleženih napak. Pregled vzrokov poleg številk zagotavlja uporabnejšo sliko uspešnosti nadzora zalog.

12. Pogoste napake, ki povečujejo spore glede zalog

Posodabljanje inventarja brez fizičnega preverjanja

Spreminjanje sistemske količine samo zato, ker se razlikuje od poročila stranke, lahko prikrije dejanski vzrok. Preverite ustrezne delnice in zgodovino transakcij, preden odobrite prilagoditev.

Izključitev začasnih lokacij iz sistema

Blago, postavljeno na območjih za prelivanje, odlaganje ali inšpekcijo, je lahko težko sledljivo, če njegove lokacije niso zabeležene. Začasne lokacije je treba vključiti v proces nadzora inventarja.

Mešanje podobnih izdelkov brez jasne identifikacije

Podobna embalaža ali opisi izdelkov lahko povzročijo napake pri izbiri in prejemu. Uporabite identifikacijska polja in oznake, ki jih zahtevajo postopki inventarja v skladišču.

Neuspešno evidentiranje poškodovanih ali zadržanih zalog

Če poškodovana ali omejena zaloga ostane zabeležena kot na voljo, lahko stranka pričakuje blago, ki ga ni mogoče sprostiti. Posodobite stanje inventarja in dokumentirajte izjemo v skladu z dogovorjenim postopkom.

Zanašanje na neformalno komunikacijo

Zgolj verbalna pojasnila morda ne bodo zagotovila dovolj informacij za kasnejšo rešitev sporne transakcije. Pomembne odločitve, odobritve in ugotovitve je treba dokumentirati v ustreznem sistemu ali evidenci.

Popravljanje posameznih napak brez odpravljanja vzrokov zanje

Ponavljajoča se odstopanja lahko nakazujejo, da je treba postopek sprejema, nabiranja, prenosa ali usposabljanja izboljšati. Preglejte ponavljajoče se vzorce in dodelite popravne ukrepe odgovorni osebi ali skupini.

Kontrolni seznam za preprečevanje sporov glede inventarja 3PL

Vodje skladišč lahko uporabijo naslednji kontrolni seznam, ko s strankami pregledujejo postopke nadzora zalog.

Pogosto zastavljena vprašanja

Kaj povzroča spore glede inventarja med skladišči 3PL in strankami?

Pogosti vzroki vključujejo količinske razlike pri prejemu, nezabeležena gibanja zalog, nepravilne lokacije regalov, napake pri komisioniranju, poškodovano blago, nejasno lastništvo zalog in nedosledne evidence stanja zalog.

Kako lahko skladišče 3PL dokaže, da je bil inventar prejet?

Skladišče lahko vodi zapise o prejemu, ki identificirajo pošiljko, izdelek, preverjeno količino, datum prejema in morebitne izjeme. Po potrebi so lahko koristni tudi dokazni dokumenti in fotografije.

Kaj naj stori 3PL, ko se fizični inventar ne ujema z WMS?

Preverite fizični inventar, preglejte ustrezne lokacije in zgodovino transakcij, preglejte podporne dokumente in raziščite verjeten vzrok. Pri kakršni koli prilagoditvi je treba upoštevati postopke za odobritev in dokumentacijo skladišča.

Kako lahko skladišča 3PL preprečijo mešanje zalog različnih strank?

Uporabite jasne evidence o lastništvu strank, dosledne identifikatorje izdelkov, definirana pravila o lokaciji in postopke preverjanja transakcij. Skupna skladiščna območja je treba uporabljati samo tam, kjer sistemi skladišča in pravila delovanja lahko vzdržujejo zanesljivo identifikacijo zalog.

Ali paletni regali vplivajo na preprečevanje sporov glede zalog?

ja Jasno organizirana postavitev regala in dosledna identifikacija lokacije lahko zaposlenim pomagata pri iskanju izdelkov in preverjanju fizične zaloge. Potrebne pa so tudi natančne evidence zalog in disciplinirani postopki transakcij.

Kako pogosto naj skladišče 3PL usklajuje zaloge s svojimi strankami?

Ustrezen razpored je odvisen od obsega transakcij, tveganja zalog, dogovorov s strankami in prejšnjih neskladij. Redno poročanje in načrtovani pregledi lahko pomagajo zgodaj prepoznati razlike, medtem ko štetje ciklov zagotavlja stalno fizično preverjanje.

Zaključek

Preprečevanje sporov glede zalog med skladišči 3PL in njihovimi strankami zahteva dosledno povezavo med fizičnim blagom, lokacijami skladišč, sistemskimi transakcijami in dogovori s strankami. Natančno prejemanje, jasno lastništvo zalog, dokumentirano gibanje zalog in strukturiran postopek preiskave neskladij pomagajo zmanjšati negotovost.

Upravljavci skladišč bi morali uporabljati tudi štetje ciklov in preglede uspešnosti, da prepoznajo ponavljajoče se težave, preden vplivajo na naročila strank ali poslovne odnose. Ko pride do neskladij, zanesljivi dokazi in jasno opredeljene odgovornosti olajšajo ugotavljanje, kaj se je zgodilo, in dogovor o nadaljnjih korakih.

S kombinacijo organiziranega skladiščenja palet z natančnimi evidencami inventarja in doslednimi operativnimi postopki lahko skladišča 3PL izboljšajo sledljivost zalog, podpirajo zanesljivejše izpolnjevanje naročil in vzpostavijo močnejše odnose s strankami.

JINHUI Rack ponuja rešitve industrijskih paletnih regalov za različne zahteve skladiščenja. Za ustrezno konfiguracijo skladišča delite svojo postavitev skladišča, dimenzije palet, zahteve glede tovora in operativne potrebe z ekipo.

WhatsApp: +86 185 0252 7163

E-pošta: info@jhrack.com